Squario

What is Squario?

Squario is an all-in-one operations and CRM platform designed for small and medium-sized enterprises that have outgrown disjointed spreadsheets and multiple disconnected tools. It manages the complete client journey by uniting sales pipelines, scoped proposals, active project delivery, time tracking, budgets, and operational margins within a unified system.

Instead of copying data between isolated apps for sales, delivery, and accounting, every module in Squario functions on identical records and user permissions. Teams can monitor costs, time logs, and incoming revenue side by side, preventing margin erosion before project delivery finishes.

The platform also incorporates Squaria, an embedded AI assistant that operates with each user's permissions. Squaria answers queries with visual charts, drafts scopes, and modifies records once confirmed. For custom AI integrations, Squario provides an MCP server supporting external clients like Claude over OAuth 2.1.

Who is it for?

Squario serves service-oriented companies that sell client engagements and manage delivery against budgets:

• Small and midsize businesses replacing spreadsheets with an integrated operational core.
• Agencies and consultancies that require proposal sign-offs, deliverable approvals, and client portals.
• Project managers and delivery leads who need live visibility into project profitability and time logs.
• Operations teams looking to automate record handoffs from sales deals directly into execution stages.

Key features

• Integrated Sales Pipeline: Manages companies, contacts, leads, and deals across customized stages with enforced required fields before deal progression.
• Branded Proposal Scopes: Converts client briefs into structured scopes with pricing blocks and terms, allowing clients to sign off with recorded timestamps and password protection.
• Project and Task Tracking: Transforms won scopes directly into operational projects with task dependencies, client approvals, risks, and issue logs.
• Profitability and Time Logging: Tracks live timers and weekly locked timesheets resolved against customized rate cards, comparing project budgets against delivered work.
• Expense and Banking Allocation: Associates internal expenses and recurring tool subscriptions directly with projects, clients, or deals, reconciling against bank data.
• Client Portal: Invites external clients to follow project health, review shared assets, and sign off on submitted deliverables.
• Squaria AI Assistant: Surfaces records, creates charts, edits data with explicit user approval, and connects to external AI agents via an integrated MCP server.
• Custom Dashboards and Automations: Generates visual KPI reports with drill-through functionality and triggers actions based on form submissions or status shifts.

Use cases

A digital agency qualifies incoming web design inquiries, generates a detailed scope with pricing blocks, and captures the client's sign-off online. Once approved, the deal instantly turns into a delivery board with team assignments and task deadlines.

A consulting firm monitors consulting hours using live timers and locked weekly timesheets. Project managers check budget utilization against defined rate cards to safeguard margins before deliverables wrap up.

An operations lead queries the Squaria assistant to identify proposals viewed by prospective clients that remain unsigned, instructing the assistant to automatically create follow-up reminder tasks for the sales team.

Pricing

Squario offers a free tier alongside paid tiers billed per active member, with two months free on annual plans. The Free plan costs €0 for 1 member and includes unlimited companies, contacts, and leads, 3 deals, 1 project, 1 dashboard, 1 GB storage, and 25 monthly AI credits. The Pro plan is €29 per member monthly (or €24.17 billed annually) with unlimited deals, projects, scopes, 25 custom fields, 10 data models, 20 automations, MCP server access, and 500 AI credits. The Growth plan is €49 per member monthly (€40.83 annually) providing 500 custom fields, 50 data models, unlimited automations, 20 bank connections, and 2,000 AI credits. The Scale plan costs €79 per member monthly (€65.83 annually), with custom quotes available for Enterprise tiers.

FAQ

Does Squario offer a free trial?

There is no time-limited trial. Users can test the platform indefinitely on the Free tier for one user without submitting credit card details.

Does Squario support client invoicing?

No. Squario tracks project budgets, time, expenses, and margins, but it does not generate or issue client invoices. Separate accounting software is required for billing.